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I nostri servizi
  Gestione degli archivi comunali
  Che cos’è

La gestione degli archivi comunali è
un servizio che prevede il riordino e la catalogazione di tutti i documenti della pubblica amministrazione, cui può seguire l’acquisizione digitale e la gestione di un archivio elettronico.

Si tratta di un servizio molto flessibile che prevede diversi gradi di informatizzazione: si va dalla semplice conservazione di copie digitali dei documenti, facilmente consultabili, alla creazione di documenti digitali in tutto e per tutto equiparabili a quelli cartacei, fino alla completa digitalizzazione dei flussi di lavoro commerciali e amministrativi normalmente basati sulla documentazione cartacea. È possibile anche rendere accessibile il database al pubblico, attraverso una piattaforma sicura su internet, in modo da informatizzare pratiche burocratiche e amministrative che coinvolgono i cittadini.

Come funziona

Archivio digitale
Il servizio comprende la scansione e l’acquisizione digitale dei documenti, la loro indicizzazione, la gestione degli accessi da parte degli operatori, la gestione e l'assistenza relative all'hardware e la consulenza per gli aspetti normativi.

Archivio digitale sostitutivo
Alla creazione dell’archivio informatico si accompagna l’apposizione della firma digitale, che conferisce valore legale al documento virtuale, rendendolo a tutti gli effetti equivalente all’originale cartaceo.

Informatizzazione del workflow
Alla conservazione dei documenti si può associare la digitalizzazione dei flussi dei processi aziendali che abitualmente si basano sull’utilizzo dei documenti cartacei. Le procedure stesse diventano così interamente digitali

Il processo

  I Vantaggi

Reperibilità immediata dei documenti
I dati sono disponibili in qualsiasi momento e sono raggiungibili in modo rapido anche attraverso ricerche digitali per parola chiave.

Affidabilità, integrità e longevità
L’uso di sistemi sicuri, insieme alla gestione e il controllo degli accessi, garantisce l’autenticità e l’integrità del documento, che viene preservato nel tempo senza rischio di danni. La firma digitale può assicurare il valore legale del documento.

Efficienza organizzativa e produttività
La gestione dei flussi di informazione e dei processi di lavoro legati ai documenti è più immediata ed efficace, portando vantaggi immediati in termini di organizzazione e produttività

Risparmio di tempo
Spesso gli archivi degli enti pubblici si trovano in gravi situazioni di disordine. Un archivio ordinato, e ancor più un archivio digitalizzato, permettono di gestire la documentazione ed effettuare le ricerche in modo più efficiente e soprattutto più rapido e immediato.

Risparmio di spazio
Un archivio ordinato occupa meno spazio; nel caso di un archivio digitale, poi, la documentazione cartacea non occupa più posto fisico, ma è conservata al sicuro in vasti magazzini da cui può essere richiesta in qualsiasi momento.  

 
 

Il processo di archiviazione ottica

 
 

Consulenza
Esperti specializzati vi forniranno tutta l’assistenza necessaria per la pianificazione del servizio.

Catalogo e riordino dell’archivio
Tutta la documentazione viene inventariata e riordinata in modo da rendere agevole e immediata la gestione, ridurre i tempi di ricerca e migliorare l’efficienza dell’ufficio.

Ritiro
I documenti cartacei vengono prelevati dall'istituto sanitario e trasportati nella nostra struttura.

Scannerizzazione
I documenti vengono acquisiti in forma digitale. Nasce qui il documento elettronico che sostituirà quello fisico nella gestione dei dati e nella consultazione.

Apposizione firma digitale
Viene applicata l’eventuale firma digitale che garantisce il valore legale del documento.

Indicizzazione e archiviazione elettronica
I documenti subiscono la registrazione, la segnatura, la classificazione e vengono inseriti in un motore di ricerca attraverso parole chiave, in modo tale da rendere possibile e veloce l'individuazione
dei documenti.

Archiviazione fisica dei documenti
Gli originali vengono stoccati in un magazzino, dove vengono conservati al sicuro e da cui possono essere recuperati in qualsiasi momento.

Interfaccia d’accesso
Gli operatori autorizzati possono accedere, attraverso una piattaforma sicura, ai documenti, per la consultazione o gli eventuali procedimenti da effettuare.

Assistenza tecnica
In caso di problemi di manutenzione dell'hardware ci sono esperti specializzati pronti a intervenire per rendere agevole e sicura la fruizione del servizio.

 

I Vantaggi

Risparmio di costi
L’archiviazione ottica permette di abbattere i costi di archiviazione, ricerca, duplicazione e rintracciabilità dei documenti cartacei e di eliminare gli sprechi. Il Politecnico di Milano ha calcolato che per ogni fattura si potrebbero risparmiare tra gli 11 e gli 80 euro, a seconda del grado di informatizzazione del processo.

Risparmio di carta

La progressiva eliminazione dei documenti cartacei e la diminuzione della produzione di carta hanno risvolti positivi sia dal punto di vista economico, sia da quello ambientale.

Un accesso per ogni utente
Ciascuno degli utenti autorizzati può accedere al sistema, consultare o condividere dati e informazioni, sempre in tutta sicurezza.

Database unico accessibile
anche al pubblico

Viene creato un unico archivio che contiene tutti i documenti, anche nel caso di realtà multi sede. Ciascuno degli utenti autorizzati può accedere al sistema, consultare o condividere dati e informazioni, sempre in tutta sicurezza. È possibile rendere i documenti accessibili anche ai cittadini, attraverso internet, grazie a protocolli di autenticazione assolutamente sicuri

Flessibilità
Le caratteristiche del servizio permettono una grande flessibilità nella scelta delle prestazioni da richiedere, del grado di informatizzazione dei processi e anche nei costi e nelle modalità del pagamento.


 
                             
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