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I nostri servizi
  Archiviazione ottica
  Che cos’è

L’archiviazione ottica dei documenti è un servizio che prevede l’acquisizione digitale di documenti di ogni tipo (atti, documentazioni, fatture e qualunque genere di documento), per le pubbliche amministrazioni, le imprese, gli uffici e qualsiasi ente abbia interesse a gestire un archivio elettronico della propria documentazione.

Si tratta di un servizio molto flessibile che prevede diversi gradi di informatizzazione: si va dalla semplice conservazione di copie digitali dei documenti, facilmente consultabili, alla creazione di documenti digitali in tutto e per tutto equiparabili a quelli cartacei, fino alla completa digitalizzazione dei flussi di lavoro commerciali e amministrativi normalmente basati sulla documentazione cartacea. È possibile anche rendere accessibile il database al pubblico, attraverso una piattaforma sicura su internet, in modo da informatizzare pratiche burocratiche e amministrative che coinvolgono i cittadini.


Come funziona

Archivio digitale

Il servizio comprende la scansione e l’acquisizione digitale dei documenti, la loro indicizzazione, la gestione degli accessi da parte degli operatori, la gestione e l'assistenza relative all'hardware e la consulenza per gli aspetti normativi.

Archivio digitale sostitutivo

Alla creazione dell’archivio informatico si accompagna l’apposizione della firma digitale, che conferisce valore legale al documento virtuale, rendendolo a tutti gli effetti equivalente all’originale cartaceo.

Informatizzazione del workflow

Alla conservazione dei documenti si può associare la digitalizzazione dei flussi dei processi aziendali che abitualmente si basano sull’utilizzo dei documenti cartacei. Le procedure stesse diventano così interamente digitali


Il processo

  I Vantaggi

Reperibilità immediata dei documenti
I dati sono disponibili in qualsiasi momento e sono raggiungibili in modo rapido anche attraverso ricerche digitali per parola chiave.

Affidabilità, integrità e longevità
L’uso di sistemi sicuri, insieme alla gestione e il controllo degli accessi, garantisce l’autenticità e l’integrità del documento, che viene preservato nel tempo senza rischio di danni. La firma digitale può assicurare il valore legale del documento.

Efficienza organizzativa e produttività
La gestione dei flussi di informazione e dei processi di lavoro legati ai documenti è più immediata ed efficace, portando vantaggi immediati in termini di organizzazione e produttività

Risparmio di tempo e spazio
I documenti sono sempre immediatamente accessibili e consultabili; la gestione da parte degli operatori è più rapida e immediata; tutta la documentazione cartacea non occupa più posto fisico, ma è conservata al sicuro in vasti magazzini da cui può essere richiesta in qualsiasi momento.

Risparmio di costi
L’archiviazione ottica permette di abbattere i costi di archiviazione, ricerca, duplicazione e rintracciabilità dei documenti cartacei e di eliminare gli sprechi. Il Politecnico di Milano ha calcolato che per ogni fattura si potrebbero risparmiare tra gli 11 e gli 80 euro, a seconda del grado di informatizzazione del processo.

 
 

Il processo di archiviazione ottica

 
 

Consulenza
Esperti specializzati vi forniranno tutta l’assistenza necessaria per la pianificazione del servizio.

Ritiro
I documenti cartacei vengono prelevati dall'istituto sanitario e trasportati nella nostra struttura.

Scannerizzazione
I documenti vengono acquisiti in forma digitale. Nasce qui il documento elettronico che sostituirà quello fisico nella gestione dei dati e nella consultazione.

Apposizione firma digitale
Viene applicata l’eventuale firma digitale che garantisce il valore legale del documento.

Indicizzazione e archiviazione elettronica
I documenti subiscono la registrazione, la segnatura, la classificazione e vengono inseriti in un motore di ricerca attraverso parole chiave, in modo tale da rendere possibile e veloce l'individuazione
dei documenti.

Archiviazione fisica dei documenti
Gli originali vengono stoccati in un magazzino, dove vengono conservati al sicuro e da cui possono essere recuperati in qualsiasi momento.

Interfaccia d’accesso
Gli operatori autorizzati possono accedere, attraverso una piattaforma sicura, ai documenti, per la consultazione o gli eventuali procedimenti da effettuare.

Assistenza tecnica
In caso di problemi di manutenzione dell'hardware ci sono esperti specializzati pronti a intervenire per rendere agevole e sicura la fruizione del servizio.

 

I Vantaggi

Risparmio di carta
La progressiva eliminazione dei documenti cartacei e la diminuzione della produzione di carta hanno risvolti positivi sia dal punto di vista economico, sia da quello ambientale.

Un accesso per ogni utente
Ciascuno degli utenti autorizzati può accedere al sistema, consultare o condividere dati e informazioni, sempre in tutta sicurezza.

Database unico accessibile anche al pubblico
Viene creato un unico archivio che contiene tutti i documenti, anche nel caso di realtà multi sede. È possibile rendere i documenti accessibili anche ai cittadini, attraverso internet, grazie a protocolli di autenticazione assolutamente sicuri

Flessibilità
Le caratteristiche del servizio permettono una grande flessibilità nella scelta delle prestazioni da richiedere, del grado di informatizzazione dei processi e anche nei costi e nelle modalità del pagamento.


 
                             
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